Automazione e integrazioni
Togliere alle persone ciò che non richiede una persona.
Molte strutture fanno a mano, ogni giorno, un lavoro che i loro strumenti potrebbero già fare insieme. Prima misuriamo dove va il tempo, poi automatizziamo solo i passaggi che non aggiungono valore.
Il lavoro che non si vede, ma si paga.
- La stessa risposta su orari, parcheggio e colazione, scritta a mano decine di volte a settimana
- I documenti degli ospiti chiesti, sollecitati e ricopiati uno per uno
- La prenotazione inserita due volte, nel PMS e nel foglio della reception
- La richiesta di una culla che arriva alla reception e poi va riferita all'housekeeping
- Il guasto segnalato a voce e dimenticato al cambio turno
Cosa si può automatizzare, momento per momento.
Sono esempi di interventi possibili, non pacchetti standard. Li valutiamo sugli strumenti e sui processi della tua struttura e realizziamo quelli che hanno senso.
Prima dell'arrivo
La parte più ripetitiva del lavoro di reception, e quella che si automatizza meglio.
- Conferma e informazioni pre-arrivo inviate al momento giusto
- Raccolta dei documenti e dei dati per il check-in
- Risposte alle domande ricorrenti, sempre uguali e sempre corrette
- Promemoria di pagamento e richieste speciali registrate
Durante il soggiorno
Ogni richiesta arriva alla persona giusta, senza passare da tre colleghi.
- Richieste degli ospiti smistate per reparto
- Segnalazioni di guasti trasformate in attività per la manutenzione
- Le eccezioni, come un reclamo, portate subito a una persona
Dopo il check-out
Il soggiorno finisce, la relazione con l'ospite no.
- Richiesta di recensione inviata al momento giusto
- Dati del soggiorno ordinati per le comunicazioni successive
- Pagamenti e documenti chiusi senza rincorrere nessuno
Tra i reparti
Housekeeping, manutenzione e amministrazione lavorano sugli stessi dati.
- Stato delle camere aggiornato senza telefonate
- Attività di manutenzione assegnate e chiuse
- Riepiloghi giornalieri di arrivi, partenze e pagamenti
Automatizzare il normale. Far intervenire le persone nelle eccezioni.
L'obiettivo non è eliminare il rapporto umano. È eliminare il lavoro inutile, perché le persone abbiano tempo per gli ospiti.
Come lo misuriamo
Prima di intervenire fotografiamo la situazione. Dopo, confrontiamo gli stessi indicatori.
- Ore operative
- Attività manuali eliminate
- Tempi di risposta
- Richieste gestite in automatico
- Errori e dimenticanze
Quante ore spende la tua reception in attività ripetitive?
Nella valutazione le contiamo con te, una per una.